Policies of the Office of the Chancellor Minor of the East Kingdom

Policies of the Office of the Chancellor Minor of the East Kingdom
June 2016

All modern laws and society policies supercede kingdom policies if a conflict exists.
Society Policies are located in Section X of the Kingdom Seneschal’s Handbook.

1. Kingdom Policies Pertaining to Children at SCA Sanctioned Events, Practices, and Activities

2. Parents/guardians remain responsible for their children at all times while at SCA functions.

3. Parents must not expect other adults to supervise, monitor, or otherwise control children who are wandering unaccompanied at events. Parents/guardians may arrange for a responsible adult or older teen to supervise young children when necessary.

4. Youth officers acting in their official capacity are not to be considered the sole supervision for children who require direct supervision as defined in this document.

5. All children under the age of five should be supervised at all times by their parents/guardians or a responsible adult or older teen designated by the parents/guardians.

6. Youth between the age of 5 and 12 should not be allowed to wander freely without some level of supervision. They must be within sight and sound range of their parent/guardian/responsible adult/teen supervisor at all times. Walkie-talkies and cell phones do not extend the sight/sound range.

7. Inappropriate behavior of any sort by a minor will be dealt with in the manner deemed most appropriate in accordance with modern, corporate or kingdom law as applicable.

Kingdom Policies Pertaining to SCA-Sponsored Youth Activities

Activities Held at Official SCA-Sponsored Events
In the Kingdom of the East official SCA groups are encouraged to offer organized youth and family activities as a positive outlet for children to participate and become actively involved in the SCA. However,these activities CANNOT be construed or advertised as babysitting for members of the populace, and the following guidelines shall apply:

1. As of 15 February, 2008, Society policy has implemented a background check policy for all persons in leadership and supervisory roles that may require contact with otherwise unchaperoned minors. Officials who are required to have background checks include, but are not limited to, youth activities officers at all levels, adults acting as youth marshals for any martial activity, persons organizing/in charge of youth activities for events.

2. SCA groups shall ensure that all SCA Youth and/or Family activities in the Kingdom of the East are approved by the Local Group Seneschal, and the group’s Chancellor Minor (or the regional Chancellor Minor, if there is no designated local Chancellor Minor). {If no Regional Chancellor Minor is available, approval may come directly from the Kingdom Chancellor Minor}

SCA Chancellors Minor, Youth Marshals, and the adults supervising youth activities shall have no authority to restrain children other than their own, unless the child is in immediate danger of hurting themselves or others. Therefore, these officers and any other adults assisting them may not be held responsible for the whereabouts of children, or for correcting their conduct. Should a child be acting in a manner that is potentially harmful, the Chancellor Minor has the right to request that a parent or guardian remove the child from the activity.

3. Participation in youth activities is based on the cooperative relationship between the activity coordinator, the participating youth, and that youth’s parent or legal guardian. Participation is not a right but a privilege that is extended and must be respected by all parties.

4. At all times it is the responsibility of the parent or legal guardian of a minor to determine the safety, suitability, and appropriateness of an activity to their dependent minor.

5. Any child disrupting youth activities will be asked to locate their supervising adult and leave the activity.

6. Inappropriate behavior of any sort by any party involved in youth activities will be dealt with in the manner deemed most appropriate in accordance with modern, corporate or kingdom law as applicable.

7. As per Society policy, official SCA groups shall ensure that all SCA youth activities (1) in the Kingdom of the East are administered with a “Two Deep Leadership” model. This means that:

i. Youth activities may only take place when a minimum of two unrelated adults are present, one of whom must be a background checked, warranted youth officer, and at least two adults must be in attendance at all times for the duration of the activity.

ii. Chancellors Minor are responsible for ensuring that sufficient leadership is provided for all activities, and have the right and responsibility to cancel activities when the necessary two adults are not available.

SCA-Sponsored Youth Activities Held Away from Events
(These policies apply to all activities planned for youth, whether they fall under combat, the chancellor minor, or another office)

When a youth meeting is announced and held at an officially sanctioned SCA event or fighter practice, it is covered by SCA waivers, and subject to all Kingdom and Society laws. (2) Any activity listed as unofficial is not covered or sanctioned by these policies. Unofficial youth -specific activities are very, very strongly discouraged within the East Kingdom.

Meetings/activities in a private home are discouraged and will only be considered “official” if they have been appropriately published and approved by the the group seneschal as well as the Kingdom Chancellor Minor. Unofficial gatherings and classes are not covered under SCA policy. Under no circumstance should any unofficial activities be held under the auspices of the Chancellor Minor.

When “official” events with youth-specific activities are held in private homes or settings, all youth policies are in effect.

In ALL cases, the two unrelated adult leadership model is to be strictly enforced, and two adults must be in attendance as long as children are present.

Notes

(1)Youth-Specific Activity – Any activity expressly designated for minors, with the intent of limiting participation to minors, either as part of an Event or as a regular recurring practice. Multi-age activities that are labeled “Youth Friendly”, “Child Appropriate” or “Child Friendly” but which are open to all ages ANDinvolve participation of three (3) or more adults, is not considered a Youth Specific Activity.

(2)SOC SEN HANDBOOK:
b. Minor waivers need not be executed at fighter practices, but a parent or legal guardian must be present at all times. A minor waiver must be signed if the minor is participating in fighting activities. Fighting activities include armored combat (heavy weapons), fencing, combat archery, marshalling, scouting, youth combat, or banner bearing in combat. In this case, parents should be carefully informed of what is going on. Corpora (Rules of the Lists) requires that parents “witness the activity, discuss it with a witnessing marshal, and execute a waiver for the minor.” Witnessing marshals must be explicitly authorized to perform this function by the Kingdom Earl Marshal.

______________________________________

 

NOTE; Dans un but de simplifier le texte, le terme parent est inclusif pour tuteur!

Toutes les lois civils et politiques de la SCA Inc. ont précédence sur les politiques du Royaume si conflit!

Les politiques de la SCA Inc. Sont dans la section X du « Manuel du Sénéchal du Royaume »

Politiques du Royaume relative aux enfants dans les évènements, pratiques et activités sanctionné par la SCA Inc.

  1. Les parents sont en tout temps responsables de leurs enfants durant la durée totale de l’activité.
  2. Les parents ne doivent en aucun temps s’attendre à ce que les adultes présents supervisent, encadrent ou veillent sur tout enfants laissé sans surveillance par son parent.
  3. Le parent peut demander à un autre adulte responsable ou à un adolescent plus âgé de superviser l’enfant.
  4. L’officier de la jeunesse qui est en fonction ne doit pas être considérer comme encadrement unique tel que définie dans ce document.
  5. Tout enfants de cinq ans et moins doit être supervisé en tout temps par son parent ou un adulte responsable ou un adolescent plus âgé désigné par le parent.
  6. Les enfants âgés entre 5 et 12 ans ne devraient pas se déplacer sans un certain degré de supervision. Ils doivent rester à vue et à porter de voie de leur parent/personne responsable en tout temps. Les Walkie-Talkies et téléphone cellulaire ne constitues pas une extension de la vue et portée de voix!
  7. Toute action jugée inappropriée par un mineur sera gérer de la manière la plus approprié en respect avec les lois civils, du Royaume et de la SCA Inc.

 

Politiques du Royaume concernant les activités offertes aux jeunes lors d’évènement de la SCA

Activités tenu lors d’évènement officiel de la SCA

Dans le Royaume de l’Est, les groupes officiels de la SCA Inc. Sont encouragé à offrir des activités organiser pour les familles et les jeunes pour promouvoir une expérience positive pour les enfants les amenant à participer et à s’impliquer dans la SCA. Par contre les dite activités ne doivent pas être administré ou indiquer comme un service de garderie pour les personnes présente, les éléments suivant doivent être en tout temps appliqué :

  1. Depuis le 15 février 2008, la SCA Inc. à implanter une politique de vérification des antécédents pour toute personnes en position d’autorité ou de supervision qui pourrait les amener en contact avec des mineurs non superviser. Les offices requérant une vérification des antécédents inclus, mais n’est pas limité qu’a : Les officiers à la jeunesse à tous les niveaux, les maréchaux supervisant toute activité martial où participe des mineurs, toute personne organisant/supervisant une activité pour les mineurs durant un évènement.
  2. Les groupes locaux doivent s’assurer que toutes activités pour les jeunes et familles tenu lors d’évènement dans le Royaume de l’Est sont approuvées par le sénéchal local ainsi que par le chancelier à la jeunesse local (Advenant qu’aucun chancelier à la jeunesse n’est désigné au niveau local, le chancelier régional donnera son aval. Advenant qu’aucun chancelier régional n’est en fonction l’approbation passera directement par le Chancelier à la jeunesse au niveau du Royaume)
    1. Les Chanceliers à la jeunesse, Maréchaux aux activités pour mineurs ainsi que tout adultes supervisant une activité pour les mineurs n’ont en aucun temps l’autorité pour restreindre physiquement un enfant autre que le leur (maintien physique), la seul exception est : si l’enfant est en danger immédiat de ce blesser ou de blesser une autre personne. Ceci étant dit, les Officiers et les adultes assistant dans la bonne marche de l’activité ne peuvent en aucun temps être tenu responsables des enfants quittant leur activité ou duquel ils ont dû corriger les agissements. Advenant qu’un enfant agi de manière qui pourrait engendrer des blessures, le chancelier à la jeunesse est en pouvoir d’exiger du parent de soustraire l’enfant à l’activité.
  3. La participation aux activités à la jeunesse est basé sur une relation de coopération entre le coordonnateur de l’activité, le jeune participant et les parents/tuteurs de ce dernier. La participation n’est pas un droit mais un privilège qui est offert. Ce privilège doit avoir lieu dans le respect par toutes les personnes impliquées.
  4. Il est de la responsabilité du parent en tout temps de s’assurer que l’activité convient à son enfant et de la sécurité de ce dernier.
  5. Tout enfant empêchant la bonne marche de l’activité devra quitter l’activité sous la supervision de son parent.
  6. Toute action jugée inappropriée de quelque manière que ce soit par une personne impliqué dans une activité pour la jeunesse sera traité de la manière la plus approprié en accord avec les lois civiles, de la SCA Inc. Et du Royaume.
  7. Tel qu’indiqué par les politiques de la SCA Inc. Les groupes officiels de la SCA doivent s’assuré que toute activité pour les jeunes (1) lors d’évènements sanctionné dans le Royaume de l’Est soit administrer sous le model : Deux adultes en tout temps »
    1. Une activité pour les jeunes ne peut avoir lieu qu’avec deux adultes sans lien les unissant au minimum. L’un d’eux doit être un Officier à la jeunesse (2) ayant eu une évaluation de ses antécédents. De plus au minimum deux adultes doivent être en tout temps dans le public durant la durée complète de l’activité.
    2. Le chancelier à la jeunesse à la responsabilité de s’assurer qu’il y a assez de personne en position d’autorité pour toutes les activités et à le devoir d’annuler toute activité quand deux adultes ne sont pas disponible.

Activité pour la jeunesse tenue à l’extérieur d’évènement

Quand une rencontre pour les jeunes est annoncée et tenu lors d’une réunion ou pratique de combat, elle est couverte par les décharges de la SCA et sujette à toutes les lois de la SCA et du Royaume. Toute activité qui est indiqué comme non-officiel n’est pas couvert ni sanctionné par ces politiques. Toute activité pour les jeunes qui est non officiel est de par sa définition à proscrire de manière très vive.

Les activités/réunions ce tenant dans une résidence privé ne seront considérer comme « officiel » qu’après leur publication sur les sites officiel et approuvé par les Officiers le nécessitant (ceci inclus le Baron/Baronne si applicable, le sénéchal local et un autre officier du groupe local tel que Chancelier à la Jeunesse, Ministre des Art & Sciences, Maréchal de combat…)

Toute classe ou réunion non-officiel n’est pas couvert par les politiques de la SCA. En aucune circonstance un Chancelier à la Jeunesse peut superviser une activité non-officielle.

Si un évènement ou réunion contenant des activités pour la jeunesse à lieu dans une maison privé et que la dite activité est « officiel », toute les politiques sont en application.

En TOUTE circonstance, la politique des deux adultes en position d’autorité doit être en fonction, de plus deux adultes observateurs doivent être présents durant toute la période ou des enfants sont présents.

Autorisation parental

Tout parent désirant envoyer leurs enfants à un évènement/pratique sans leurs présences doivent considérer d’envoyer une autorisation d’intervention médicale préautorisée. Les parents doivent savoir que dans le Royaume de l’Est, aucun mineur ne peut assister à un évènement/pratique sans la présence d’un adulte responsable. Les parents doivent aussi savoir que certain évènements à l’intérieur et l’extérieur du Royaume de l’Est peuvent avoir des restrictions plus sévère regardant la présence de mineur. C’est de la responsabilité de chaque parent de ce renseigné sur les spécificités de chaque évènement ainsi que des lois mondaine des Provinces/États où l’évènement sera tenu. Certain états exige un document d’autorisation médical notarié. Les parents doivent aussi remplir e envoyer la décharge concernant les mineurs de la SCA tel qu’indiqué dans la section XII.D. du manuel du Sénéchal du Royaume.  

  1. Activité à la jeunesse : Toute activité conçue spécifiquement pour des mineurs, avec l’intention de limiter sa participation aux mineurs, soit à des pratiques récurrentes ou à un évènement. Les activités catégorisées comme multi-âge, adapté pour les enfants, pouvant accueillir des enfants mais ouvert à tous ET impliquant la participation de trois adultes ou plus ne sont pas considéré comme activité à la jeunesse.
  2. Officier à la jeunesse- Le terme chancelier à la jeunesse ou officier à la jeunesse sont interchangeables et font référence à un officier ayant eu une vérification de ces antécédents et qui se rapporte au Chancelier à la Jeunesse du Royaume et qui a complété tous les entrainements requis par ce poste.

 

Translation by THL Eginhard d’Aix la Chapelle