Law & Policies

Policies of the Office of the Chancellor Minor of the East Kingdom

Below are the laws as written regarding the Office of the Chancellor Minor and Youth Activities within the East Kingdom effective July 2021.

IMPORTANT

All modern laws and society policies superceed kingdom policies if a conflict exists.

Society Policies are located in Section X of the Kingdom Seneschal’s Handbook.

Kingdom Policies Pertaining to Children at SCA Sanctioned Events, Practices, and Activities

1. Parents/guardians remain responsible for their children at all times while at SCA functions.
2. Parents must not expect other adults to supervise, monitor, or otherwise control children who are wandering unaccompanied at events.  Parents/guardians may arrange for a responsible adult or older teen to supervise young children when necessary.
3. Youth officers acting in their official capacity are not to be considered the sole supervision for children who require direct supervision as defined in this document. 
4. Children under the age of 10 must be within voice range or in sight of a responsible adult or teenager at all times.
5. Inappropriate behavior of any sort by a minor will be dealt with in the manner deemed most appropriate in accordance with modern, corporate or kingdom law as applicable.
6. For a minor to attend an event accompanied by an adult who is not their legal guardian, the responsible adult must be in possession of an SCA waiver and a medical treatment waiver signed by the guardian. The waivers can be found on the SCA website here: http://www.sca.org/resources/document-library/

Kingdom Policies Pertaining to SCA-Sponsored Youth Activities

Activities Held at Official SCA-Sponsored In-Person Events

In the Kingdom of the East official SCA groups are encouraged to offer organized youth and family activities as a positive outlet for children to participate and become actively involved in the SCA. However,these activities CANNOT be construed or advertised as babysitting for members of the populace, and the following guidelines shall apply:

1. As of 15 February, 2008, Society policy has implemented a background check policy for all persons in leadership and supervisory roles that may require contact with otherwise unchaperoned minors. Officials who are required to have background checks include, but are not limited to, youth activities officers at all levels, adults acting as youth marshals for any martial activity, persons organizing/in charge of youth activities for events.    SCA groups shall ensure that all SCA Youth and/or Family activities in the Kingdom of the East are approved by the Local Group Seneschal, and the group’s Chancellor Minor (or the regional Chancellor Minor, if there is no designated local Chancellor Minor). {If no Regional Chancellor Minor is available, approval may come directly from the Kingdom Chancellor Minor}
2. SCA Chancellors Minor, Youth Marshals, Youth Officers at Large, and the adults supervising youth activities shall have no authority to restrain children other than their own, unless the child is in immediate danger of hurting themselves or others. Therefore, these officers and any other adults assisting them may not be held responsible for the whereabouts of children, or for correcting their conduct. Should a child be acting in a manner that is potentially harmful, the supervising Youth Officer has the right to request that a parent or guardian remove the child from the activity.
3. Participation in youth activities is based on the cooperative relationship between the activity coordinator, the participating youth, and that youth’s parent or legal guardian. Participation is not a right but a privilege that is extended and must be respected by all parties.
4. At all times it is the responsibility of the parent or legal guardian of a minor to determine the safety, suitability, and appropriateness of an activity to their dependent minor. 
5. Any child disrupting youth activities will be asked to locate their supervising adult and leave the activity.
6. Inappropriate behavior of any sort by any party involved in youth activities will be dealt with in the manner deemed most appropriate in accordance with modern, corporate or kingdom law as applicable.
7. As per Society policy, official SCA groups shall ensure that all SCA youth activities (1) in the Kingdom of the East are administered with a “Two Deep Leadership” model. This means that:
   1. Youth activities may only take place when a minimum of two unrelated adults are present, one of whom must be background checked, warranted youth officer, and at least two adults must be in attendance at all times for the duration of the activity. 
   2. Chancellors Minor are responsible for ensuring that sufficient leadership is provided for all activities, and have the right and responsibility to cancel activities when the necessary two adults are not available.

Online SCA-Sponsored Youth Activities

SCA-Sponsored Youth Activities Held Away from Events

(These policies apply to all activities planned for youth, whether they fall under combat, the chancellor minor, or another office)

When a youth meeting is announced and held at an officially sanctioned SCA event or fighter practice, it is covered by SCA waivers, and subject to all Kingdom and Society laws. (2)  Any activity listed as unofficial is not covered or sanctioned by these policies. Unofficial youth -specific activities are very, very strongly discouraged within the East Kingdom. 

Meetings/activities in a private home will only be considered “official” if they have been appropriately published and approved by the the group seneschal as well as the Kingdom Chancellor Minor. Unofficial gatherings and classes are not covered under SCA policy. Under no circumstance should any unofficial activities be held under the auspices of the Chancellor Minor.

When “official” events with youth-specific activities are held in private homes or settings, all youth policies are in effect. 

In ALL cases, the two unrelated adult leadership model is to be strictly enforced, and two adults must be in attendance as long as children are present. 

Notes

(1)Youth-Specific Activity – Any activity expressly designated for minors, with the intent of limiting participation to minors, either as part of an Event or as a regular recurring practice. Multi-age activities that are labeled “Youth Friendly”, “Child Appropriate” or “Child Friendly” but which are open to all ages AND involve participation of three (3) or more adults, is not considered a Youth Specific Activity.

(2)SOC SEN HANDBOOK:

b. Minor waivers need not be executed at fighter practices, but a parent or legal guardian must be present at all times. A minor waiver must be signed if the minor is participating in fighting activities. Fighting activities include armored combat (heavy weapons), fencing, combat archery, marshaling, scouting, youth combat, or banner bearing in combat. In this case, parents should be carefully informed of what is going on.  Corpora (Rules of the Lists) requires that parents “witness the activity, discuss it with a witnessing marshal, and execute a waiver for the minor.” Witnessing marshals must be explicitly authorized to perform this function by the Kingdom Earl Marshal.

EK Chancellor Minor Policies 2020 PDF

NOTE; Dans un but de simplifier le texte, le terme parent est inclusif pour tuteur!

Toutes les lois civils et politiques de la SCA Inc. ont précédence sur les politiques du Royaume si conflit!

Les politiques de la SCA Inc. Sont dans la section X du « Manuel du Sénéchal du Royaume »

Politiques du Royaume relative aux jeunes dans les évènements et activités en présentiel endossés et sanctionné par la SCA Inc.

1. Les parents sont en tout temps responsables de leurs enfants durant la durée totale de l’activité.
2. Les parents ne doivent en aucun temps s’attendre à ce que les adultes présents supervisent, encadrent ou veillent sur tout enfants laissé sans surveillance par son parent. Le parent peut demander à un autre adulte responsable ou à un adolescent plus âgé de superviser l’enfant. 
3. L’officier de la jeunesse qui est en fonction ne doit pas être considérer comme encadrement unique tel que définie dans ce document.
4. Les enfants de 10 ans et moins doivent être à portée de voix ou en vue d’un adulte responsable ou d’un adolescent en tout temps.
5. Toute action jugée inappropriée par un mineur sera gérer de la manière la plus approprié en respect avec les lois civils, du Royaume et de la SCA Inc.
6. Pour qu’un mineur assiste à un événement accompagné d’un adulte qui n’est pas son tuteur légal, l’adulte responsable doit être en possession d’une décharge SCA et d’une décharge de traitement médical signées par le tuteur. Les dérogations peuvent être consultées sur le site Web du SCA ici : http://www.sca.org/resources/document-library/

Politiques du Royaume concernant les activités offertes aux jeunes lors d’évènement de la SCA

Activités tenu lors d’évènement officiel de la SCA

Dans le Royaume de l’Est, les groupes officiels de la SCA Inc. Sont encouragé à offrir des activités organiser pour les familles et les jeunes pour promouvoir une expérience positive pour les enfants les amenant à participer et à s’impliquer dans la SCA. Par contre les dite activités ne doivent pas être administré ou indiquer comme un service de garderie pour les personnes présente, les éléments suivant doivent être en tout temps appliqué :

1. Depuis le 15 février 2008, la SCA Inc. à implanter une politique de vérification des antécédents pour toute personnes en position d’autorité ou de supervision qui pourrait les amener en contact avec des mineurs non superviser. Les offices requérant une vérification des antécédents inclus, mais n’est pas limité qu’a : Les officiers à la jeunesse à tous les niveaux, les maréchaux supervisant toute activité martial où participe des mineurs, toute personne organisant/supervisant une activité pour les mineurs durant un évènement.
2. Les groupes locaux doivent s’assurer que toutes activités pour les jeunes et familles tenu lors d’évènement dans le Royaume de l’Est sont approuvées par le sénéchal local ainsi que par le chancelier à la jeunesse local (Advenant qu’aucun chancelier à la jeunesse n’est désigné au niveau local, le chancelier régional donnera son aval. Advenant qu’aucun chancelier régional n’est en fonction l’approbation passera directement par le Chancelier à la jeunesse au niveau du Royaume)
3. Les Chanceliers à la jeunesse, Maréchaux aux activités pour mineurs ainsi que tout adultes supervisant une activité pour les mineurs n’ont en aucun temps l’autorité pour restreindre physiquement un enfant autre que le leur (maintien physique), la seul exception est : si l’enfant est en danger immédiat de ce blesser ou de blesser une autre personne. Ceci étant dit, les Officiers et les adultes assistant dans la bonne marche de l’activité ne peuvent en aucun temps être tenu responsables des enfants quittant leur activité ou duquel ils ont dû corriger les agissements. Advenant qu’un enfant agi de manière qui pourrait engendrer des blessures, le chancelier à la jeunesse est en pouvoir d’exiger du parent de soustraire l’enfant à l’activité.
4. La participation aux activités à la jeunesse est basé sur une relation de coopération entre le coordonnateur de l’activité, le jeune participant et les parents/tuteurs de ce dernier. La participation n’est pas un droit mais un privilège qui est offert. Ce privilège doit avoir lieu dans le respect par toutes les personnes impliquées.
5. Il est de la responsabilité du parent en tout temps de s’assurer que l’activité convient à son enfant et de la sécurité de ce dernier.
6. Tout enfant empêchant la bonne marche de l’activité devra quitter l’activité sous la supervision de son parent.
7. Toute action jugée inappropriée de quelque manière que ce soit par une personne impliqué dans une activité pour la jeunesse sera traité de la manière la plus approprié en accord avec les lois civiles, de la SCA Inc. Et du Royaume.

Activités endossées par la SCA tenu en virtuel

Toutes activités virtuelle tenue pour les jeunes dois suivre le modèle suivant. L’ utilisation de petits vidéos ainsi que d’instructions écrites pour l’activité uploadé   sur des sites Web officiel est encouragé. Tout vidéos éducatifs pour les jeunes placé sur un site officiel devrais être visionné et approuvé par le sénéchal du royaume ou le chancelier de la jeunesse. Ces vidéos ne doivent pas contenir les instructions pour contacter le formateur. Ils ne doivent en aucun cas encourager le participants à contacter le formateur. De plus, les vidéos doivent adhérer aux règles spécifiques concernant les jeunes sur leur plate-forme.

Aucune règle interdit la participation des jeunes aux activités général de la SCA tenue en ligne. Pour ces événements, comme pour les événements en personne, le parent/tuteur du jeune est responsable de superviser la participation de leurs enfants. Les jeunes peuvent participer aux activités de la SCA en ligne au niveau royaume où local. Leur parents ou tuteur assume toute responsabilité pour la sécurité et le bien-être de leurs jeunes.

Activité pour la jeunesse tenue à l’extérieur d’évènement

Quand une rencontre pour les jeunes est annoncée et tenu lors d’une réunion ou pratique de combat, elle est couverte par les décharges de la SCA et sujette à toutes les lois de la SCA et du Royaume. Toute activité qui est indiqué comme non-officiel n’est pas couvert ni sanctionné par ces politiques. Toute activité pour les jeunes qui est non officiel est de par sa définition à proscrire de manière très vive.

 Les activités/réunions ce tenant dans une résidence privé ne seront considérer comme « officiel » qu’après leur publication sur les sites officiel et approuvé par les Officiers le nécessitant (ceci inclus le Baron/Baronne si applicable, le sénéchal local et un autre officier du groupe local tel que Chancelier à la Jeunesse, Ministre des Art & Sciences, Maréchal de combat…) Toute classe ou réunion non-officiel n’est pas couvert par les politiques de la SCA. En aucune circonstance un Chancelier à la Jeunesse peut superviser une activité non-officielle.

Une réunion/activités dans une maison privée ne sera considérée comme officielle que si cette dernière à été publiée de manière appropriée ainsi qu’approuvée par le Sénéchal local et le chancelier de la jeunesse du Royaume.

En TOUTE circonstance, la politique des deux adultes en position d’autorité doit être en fonction, de plus deux adultes observateurs doivent être présents durant toute la période ou des enfants sont présents.

Translation by THL Eginhard d’Aix la Chapelle